ALGEMENE VOORWAARDEN
Algemene Voorwaarden – Exclusive Ecological Rhythms (vzw)
Laatst bijgewerkt op: 27/05/2026
1. Identiteit van de organisator
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle evenementen, festivals, activiteiten en ticketverkopen georganiseerd door:
Exclusive Ecological Rhythms vzw (Hierna genoemd: “XER”)
Maatschappelijke zetel: Weemstraat 1, 1560 HOEILAART
Ondernemingsnummer: 1034.409.384
E-mail: xer.events@gmail.com
BTW-nummer: BE1034409384
Door een ticket aan te kopen, een reservatie te maken of deel te nemen aan een evenement
georganiseerd door XER verklaart de bezoeker kennis genomen te hebben van deze algemene
voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.
2. Toepasselijkheid
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle contractuele en buitencontractuele rechtsverhoudingen tussen Exclusive Ecological Rhythms vzw (“XER”) en elke bezoeker, deelnemer, ticketkoper, klant, leverancier, partner of andere derde, ongeacht de wijze waarop de overeenkomst tot stand komt (schriftelijk, elektronisch, via ticketverkoop, via factuur, via online aankoop of via enige andere vorm van bevestiging).
Door een ticket aan te kopen, een reservatie te maken, een factuur te aanvaarden, een overeenkomst te sluiten of deel te nemen aan een evenement georganiseerd door XER, verklaart de contractspartij kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze integraal te aanvaarden.
Afwijkingen op deze voorwaarden zijn enkel geldig indien zij voorafgaandelijk en schriftelijk door XER werden bevestigd. Indien één of meerdere bepalingen van deze voorwaarden ongeldig, nietig of onafdwingbaar zouden blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
3. Ticketverkoop en toegang
3.1 Aankoop van tickets
Tickets kunnen uitsluitend worden aangekocht via de officiële verkoopkanalen van XER of haar erkende ticketpartners.
De organisator behoudt zich het recht voor om tickets ongeldig te verklaren indien deze:
- werden aangekocht via niet-officiële verkoopkanalen;
- frauduleus werden verkregen;
- commercieel werden doorverkocht zonder toestemming.
3.2 Persoonlijk karakter van tickets
Tickets zijn persoonlijk en mogen niet gebruikt worden voor commerciële doeleinden zonder
voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.
3.3 Toegang tot het evenement
De organisator behoudt zich het recht voor om:
- identiteitscontroles uit te voeren;
- veiligheidscontroles uit te voeren;
- personen de toegang te weigeren;
- bezoekers van het terrein te verwijderen bij overtreding van deze voorwaarden,
veiligheidsredenen of ongepast gedrag.
Bezoekers dienen steeds instructies van medewerkers, security en hulpdiensten op te volgen.
3.4 Verboden voorwerpen
Het is verboden om onder meer volgende zaken mee te brengen:
- wapens of gevaarlijke voorwerpen;
- drugs of illegale substanties;
- eigen alcoholische dranken;
- professioneel opname- of filmmateriaal zonder toestemming;
drones;
- vuurwerk of pyrotechnisch materiaal.
De organisator kan verboden voorwerpen in beslag nemen of de toegang weigeren.
4. Wijzigingen, annulatie en overmacht
De organisator behoudt zich het recht voor om het programma, de line-up, de timing, de locatie of andere praktische elementen van het evenement te wijzigen.
Dergelijke wijzigingen geven in principe geen recht op terugbetaling.
4.1 Annulatie door organisator
Indien een evenement volledig wordt geannuleerd door de organisator, kan de ticketkoper recht hebben op terugbetaling van de ticketprijs, met uitsluiting van eventuele servicekosten of externe transactiekosten, tenzij anders bepaald.
4.2 Overmacht
De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor annulatie, vertraging of wijziging
veroorzaakt door overmacht, waaronder maar niet beperkt tot:
- extreme weersomstandigheden;
- brand;
- stakingen;
- pandemieën;
- overheidsmaatregelen;
- terreurdreiging;
- technische storingen;
- veiligheidsproblemen.
In geval van overmacht behoudt de organisator zich het recht voor om het evenement te verplaatsen, aan te passen of te annuleren zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn, behoudens wettelijke verplichtingen.
5. Terugbetalingsbeleid
Terugbetalingen gebeuren uitsluitend volgens de voorwaarden gecommuniceerd door de organisator.
Een ticket wordt niet terugbetaald in volgende gevallen:
- laattijdige aankomst;
- verlies of diefstal van het ticket;
- verwijdering van het terrein wegens overtreding van de regels;
- persoonlijke verhindering van de bezoeker;
- reeds gescant ticket verkocht via externe ticket verkoop (bijvoobeeld ticketswap)
Eventuele terugbetalingsaanvragen dienen schriftelijk te gebeuren via xer.events@gmail.com.
6. Gedrag en veiligheid
Elke bezoeker verbindt zich ertoe:
- respectvol om te gaan met andere bezoekers, medewerkers, vrijwilligers en artiesten;
- geen discriminerend, agressief of intimiderend gedrag te vertonen;
- geen schade toe te brengen aan infrastructuur of materiaal;
- veiligheidsvoorschriften strikt na te leven.
De organisator behoudt zich het recht voor om bezoekers die deze regels overtreden onmiddellijk van het terrein te verwijderen zonder recht op terugbetaling.
Indien nodig kan de organisator politie- of hulpdiensten inschakelen.
7. Aansprakelijkheid
De deelname aan evenementen georganiseerd door XER gebeurt op eigen risico.
De organisator is niet aansprakelijk voor:
- verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke goederen;
- lichamelijke letsels, behalve in geval van zware fout of opzettelijke fout van de organisator;
- schade veroorzaakt door derden;
- tijdelijke onderbrekingen of technische storingen.
Bezoekers blijven zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen.
De organisator kan enkel aansprakelijk worden gesteld binnen de grenzen voorzien door het Belgische recht.
De contractspartij, zoals gedefinieerd in artikel 2 van deze algemene voorwaarden, doet hierbij onherroepelijk afstand van elk recht om, op grond van Boek 6 BW of enige andere buitencontractuele rechtsgrond, een vordering in te stellen tegen de bestuurders, vaste vertegenwoordigers of andere uitvoeringsagenten van XER voor schade die ontstaat in het kader van, of naar aanleiding van, de uitvoering van een overeenkomst of deelname aan een evenement georganiseerd door XER.
De contractspartij erkent dat eventuele aanspraken uitsluitend kunnen worden ingesteld tegen XER zelf, behoudens in geval van bedrog of opzettelijke fout van de betrokken persoon.
Deze afstand van verhaal strekt uitsluitend ten voordele van de betrokken uitvoeringsagenten en legt geen enkele financiële verplichting, vrijwaringslast of aansprakelijkheidsverschuiving op aan XER.
8. Privacy en GDPR
De organisator verwerkt persoonsgegevens conform de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Persoonsgegevens kunnen verwerkt worden voor onder meer:
- ticketverwerking;
- klantenbeheer;
- veiligheidsdoeleinden;
- communicatie over evenementen;
- nieuwsbrieven indien toestemming werd gegeven.
De organisator kan hiervoor samenwerken met externe ticket- of betaalpartners.
Betrokkenen hebben steeds recht op:
- inzage;
- correctie;
- verwijdering;
- beperking van verwerking;
- overdraagbaarheid van gegevens;
- bezwaar tegen verwerking.
Verzoeken kunnen gericht worden aan: xer.events@gmail.com
9. Gebruik van beeldmateriaal
Tijdens evenementen kunnen foto’s en video-opnames gemaakt worden waarop bezoekers zichtbaar kunnen zijn.
Door deelname aan het evenement stemt de bezoeker ermee in dat dergelijke sfeerbeelden gebruikt kunnen worden door XER voor promotionele en communicatieve doeleinden, waaronder:
- sociale media;
- website;
- aftermovies;
- drukwerk;
- perscommunicatie.
Indien een bezoeker een gegronde reden heeft om niet herkenbaar in beeld te verschijnen, kan hij of zij contact opnemen via xer.events@gmail.com
10. Intellectuele eigendom
Alle logo’s, namen, visuals, foto’s, video’s, teksten en andere materialen verbonden aan XER of haar evenementen zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten.
Het is verboden deze materialen te gebruiken, reproduceren of verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
11. Betaling en facturatie
Facturen dienen betaald te worden binnen de vermelde betalingstermijn.
Bij niet-tijdige betaling behoudt de organisator zich het recht voor om:
- wettelijke interesten aan te rekenen;
- administratieve kosten aan te rekenen;
- verdere dienstverlening op te schorten.
Facturen kunnen elektronisch worden verzonden.
De klant is verantwoordelijk voor het correct doorgeven van facturatiegegevens.
12. Cashless systemen en consumptiebonnen
Indien gebruik wordt gemaakt van een cashless betaalsysteem of consumptiebonnen gelden volgende voorwaarden:
- consumptiebonnen zijn enkel geldig tijdens het betrokken evenement, tenzij anders vermeld;
- niet-gebruikte bonnen worden niet terugbetaald, tenzij wettelijk verplicht;
- verloren of gestolen kaarten/polsbandjes zijn de verantwoordelijkheid van de bezoeker;
- eventuele terugbetalingsprocedures worden afzonderlijk gecommuniceerd.
13. Minderjarigen
Minderjarigen dienen zich te houden aan eventuele leeftijdsbeperkingen die gecommuniceerd worden voor specifieke evenementen.
De organisator kan vragen om een geldig identiteitsbewijs voor te leggen.
Ouders of wettelijke vertegenwoordigers blijven verantwoordelijk voor minderjarige bezoekers.
14. Overdracht van rechten
De organisator behoudt zich het recht voor om rechten en verplichtingen verbonden aan de organisatie van het evenement geheel of gedeeltelijk over te dragen aan derden.
15. Klachten
Klachten dienen schriftelijk gemeld te worden binnen een redelijke termijn via xer.events@gmail.com
De organisator engageert zich om klachten binnen een redelijke termijn te behandelen.
16. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement waar de maatschappelijke zetel van XER gevestigd is.
17. Contact
Voor vragen over deze algemene voorwaarden kan contact opgenomen worden via:
XER
Xer.events@gmail.com